proje tanımı ve kapsam belirleme ne demek?
Proje Tanımı ve Kapsam Belirleme
Proje tanımı ve kapsam belirleme, bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanabilmesi için atılması gereken en kritik adımlardan biridir. Bu aşamada projenin neyi amaçladığı, hangi hedeflere ulaşmaya çalıştığı, hangi sonuçları üreteceği ve hangi sınırları aşmayacağı net bir şekilde ortaya konur.
Proje Tanımı:
Proje Tanımı, projenin genel amacını, hedeflerini ve beklenen faydalarını açıklayan kısa ve öz bir ifadedir. Projenin neden başlatıldığını ve neyi başarmayı hedeflediğini anlatır. İyi bir proje tanımı, tüm paydaşlar için ortak bir anlayış sağlar ve projenin yönünü belirler. Proje tanımı, projenin vizyonunu yansıtır ve tüm proje çalışmalarına rehberlik eder.
Kapsam Belirleme:
Kapsam Belirleme, projenin sınırlarını, içerdiği ve içermediği unsurları detaylı bir şekilde tanımlama sürecidir. Projenin hangi iş paketlerini, görevleri ve çıktıları kapsayacağını belirler. Kapsam belirleme, projenin gereksiz yere genişlemesini (kapsam kayması - Kapsam Kayması) önler ve kaynakların etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar.
Kapsam Belirleme Süreci:
Kapsam belirleme süreci genellikle aşağıdaki adımları içerir:
- İhtiyaç Analizi: Projeyi tetikleyen ihtiyaçların ve gereksinimlerin belirlenmesi.
- Paydaş Analizi: Projeden etkilenen veya projeyi etkileyebilecek tüm paydaşların ( Paydaş ) belirlenmesi ve beklentilerinin anlaşılması.
- Hedeflerin Belirlenmesi: Projenin ulaşmayı hedeflediği somut, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı (SMART) hedeflerin belirlenmesi.
- Çıktıların Tanımlanması: Proje sonucunda üretilecek somut çıktıların (ürünler, hizmetler, sonuçlar) detaylı olarak tanımlanması.
- Teslim Edilebilirlerin (Deliverables) Belirlenmesi: Projenin somut sonuçları olan ve paydaşlara teslim edilecek olan öğelerin belirlenmesi.
- Kapsam Dışı Unsurların Belirlenmesi: Projenin kapsamına dahil olmayan unsurların açıkça belirtilmesi. Bu, yanlış anlaşılmaları ve gereksiz beklentileri önler.
- Kısıtlamaların ve Varsayımların Belirlenmesi: Projeyi etkileyebilecek kısıtlamaların (bütçe, zaman, kaynaklar) ve varsayımların (teknoloji, mevzuat) belirlenmesi.
- Kapsam Belgesi Oluşturma: Tüm bu bilgilerin yer aldığı kapsam belgesinin oluşturulması ve paydaşlar tarafından onaylanması. Kapsam Belgesi, proje süresince bir referans noktası olarak kullanılır.
Neden Önemli?
- Netlik ve Odak: Projenin neyi başarması gerektiği konusunda netlik sağlar ve tüm ekip üyelerinin aynı hedefe odaklanmasını sağlar.
- Kaynak Yönetimi: Kapsamın doğru belirlenmesi, kaynakların (bütçe, zaman, insan gücü) etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar.
- Risk Yönetimi: Kısıtlamaların ve varsayımların belirlenmesi, potansiyel risklerin önceden belirlenmesine ve yönetilmesine yardımcı olur. Risk Yönetimi
- Paydaş Memnuniyeti: Paydaşların beklentilerinin karşılanmasını sağlar ve projenin başarılı bir şekilde tamamlanma olasılığını artırır.
- Kapsam Kaymasının Önlenmesi: Projenin gereksiz yere genişlemesini engeller ve proje bütçesinin ve takviminin kontrol altında tutulmasını sağlar.
- Başarı Kriterleri: Projenin başarı kriterlerinin belirlenmesine yardımcı olur. Başarı Kriterleri